Тема уроку. Використання у звітах обчислювальних полів
Мета: формувати практичні уміння створювати звіти у MS Access різними способами, редагувати звіти у режимі конструктора, формування навиків самостійної роботи студентів
Організаційний момент
Розминка (Логічні задачі)
Перевірка домашнього завдання
Актуалізація вивченого матеріалу
Вивчення нового матеріалу
Теоретичні відомості
Звіт – це об'єкт бази даних, який використовується для відображення і узагальнення даних. Як правило, звіт є кінцевим продуктом БД, призначених для друку, і при створенні звіту можна комбінувати дані з таблиць, запитів і навіть форм. За допомогою звітів можна переглядати, форматувати та підсумовувати дані, можна використовувати такі параметри як сортування, групування та зведення даних. Звіти можуть містити докладні відомості про окремі записи, зведені відомості про великі групі записів або і про те, і про інше. Інформацію на звітах можна формувати на потрібному рівні деталізації і в кількох форматах.Створювати звіти в базі даних Access можна декількома способами, які пропонуються вкладці Створення стрічки у групі Звіти (Рис. 1).
Рис. 1 Створення звітів
- Звіт дозволяє створити найпростіший табличний звіт, що містить усі поля з джерела записів, вибраного в області переходів.
- Конструктор звітів відкриває порожній звіт у режимі конструктора і дозволяє додати в нього потрібні поля й елементи керування.
- Пустий звіт відкриває порожній звіт у режимі розмітки і відкриває список полів, за допомогою якого можна додавати поля до звіту. При перетягуванні поля на звіт створюється вбудований запит, який зберігається у властивості Джерело елемента керування.
- Майстер звітів запускає покроковий майстер, за допомогою якого можна задавати поля, рівні угруповання/сортування та параметри макета. В результаті роботи майстра буде створено звіт на базі вибраних параметрів.
- Етикетки викликає майстер, в якому можна вибирати стандартний або настроюваний розмір підписів, а також указувати, які поля потрібно відображати та як їх слід сортувати. У результаті майстер створить звіт з підписами на базі вибраних параметрів.
У клієнтській базі даних розділи звіту можна переглянути у режимі конструктора. У режимі розмітки розділи виділені не так чітко, однак вони є і їх можна вибирати з розкривного списку на вкладці Формат у групі Виділення. Розглянемо і охарактеризуємо призначення кожного з семи розділів у порядку їх розташування у звіті.
Рис. 2. Звіт у режимі Конструктора1) Заголовок звіту - містить інформацію, що виводиться тільки один раз на початку звіту на титульній сторінці, наприклад емблему, назву звіту або дату. Якщо у цьому розділі міститься обчислюваний елемент управління, в якому використовується агрегатна функція підсумовування, то сума буде розраховуватись для всього звіту. Заголовок звіту друкується перед верхнім колонтитулом сторінки.
2) Верхній колонтитул сторінки містить інформацію, що виводитиметься на друк вгорі кожної сторінки звіту, наприклад: назву звіту, дату або час формування поточного звіту тощо.
3) Заголовок групи друкується перед кожною новою групою записів. Цей розділ використовується для друку назви групи.
Наприклад, якщо звіт згрупований по відділам, у заголовках груп можна вказати їх назви. Якщо помістити в заголовок групи обчислюваний елемент управління, в якому використовується агрегатна функція підсумовування, то сума буде розраховуватись для поточної групи. У звіті може бути кілька заголовків груп в залежності від кількості рівнів групування.
4) Область даних містять елементи керування, які становлять тіло звіту.
5) Примітка групи - виводиться на друк наприкінці кожної групи записів. Тут відображаються зведені дані для групи. У звіті може бути кілька приміток груп в залежності від кількості рівнів групування.
6) Нижній колонтитул друкується внизу кожної сторінки. Використовується для нумерації сторінок або даних, які стосуються кожної сторінки.
7) Примітка звіту виводиться один раз наприкінці звіту і використовується для відображення підсумків та іншої зведеної інформації по всьому звіту.
Послідовність створення звіту у програмі Access
Виконавши описані нижче кроки, можна створити звіти для локальної бази даних Access.
1) В області переходів вибрати (виділити) джерело записів для звіту – таблицю або запит.Джерело записів має містити всі рядки та стовпці, дані з яких необхідно додати до звіту. Якщо джерело записів ще не створено, можна скористатись засобом Пустий звіт або ж створити таблицю (таблиці або запит) із потрібними даними.
2) Вибрати спосіб для створення звітів, натиснувши відповідну кнопку на вкладці Створення стрічки у групі Звіти. Якщо запуститься майстер, виконати його вказівки, а на останньому етапі натиснути кнопку Готово. Звіт буде відкрито у режимі розмітки.
3) Відформатувати звіт, щоб домогтися бажаного зовнішнього вигляду. Для цього можна змінювати розмір полів і підписів, виділяючи їх і перетягуючи їхні краї. Можна розташовувати поля в потрібному порядку, виділяючи їх (і відповідні підписи, якщо вони є) і перетягуючи в інше місце. Також можна за допомогою команд контекстного меню розділяти або об'єднувати клітинки, видаляти або вибирати поля чи виконувати інші завдання форматування.
При бажанні в звіт можна додати групування, сортування або підсумки, клацнувши правою кнопкою миші на полі, до якого необхідно застосувати відповідну операцію, і вибравши потрібну команду з контекстного меню. Крім того, коли звіт відкрито в режимі розмітки або конструктора, функції групування, сортування й підсумків можна додати за допомогою засобів групи Групування та підсумки на вкладці Конструктор стрічки. Ці та інші засоби дозволять зробити звіт ще привабливішим і зручнішими для читання.
У програмі Access передбачені потужні функціональні інструменти для виділення даних у звітах. Для кожного елементу керування або їх групи можна додати до 50 правил умовного форматування, а у звітах можна використовувати для порівняння гістограми даних із різних записів.
Додати умовне форматування можна в такий спосіб.
1) Відкрити звіт у режимі розмітки (подання макета).
2) Вибрати усі елементи керування, до яких потрібно застосувати умовне форматування, і потім на вкладці Формат у групі Форматування елементів керування натиснути кнопку Умовне форматування.
3) У діалоговому вікні Диспетчер правил умовного форматування натиснути кнопку Створити правило.
4) У діалоговому вікні Нове правило форматування в області Виберіть тип правила вибрати потрібне значення:
- щоб створити правило, яке обчислюватиметься для кожного запису окремо, вибрати значення Перевірити значення в поточному записі або використати вирази;
- щоб створити правило, яке порівнюватиме записи між собою за допомогою гістограм, вибрати значення Порівняти з іншими записами.
5) В області Змініть опис правила сформувати правило, яке визначатиме, коли слід застосовувати форматування та яким воно має бути, а потім натиснути кнопку OK.
6) Щоб для цього ж елемента керування або набору елементів керування створити додаткове правило, слід повторити цю процедуру, починаючи з кроку 4.
Access дає змогу до баз даних застосовувати теми, при цьому обрана тема Office, шрифт або колір застосовується не лише до поточного звіту, а й до всіх форм та звітів у базі даних.
1) Відкрити звіт у режимі розмітки.
2) На вкладці Знаряддя для макетів звітів => Конструктор у групі Теми вибрати потрібну тему, колір або шрифт. З колекції Теми можна задати кольори та шрифти відповідно доготової схеми. Підводячи покажчик миші до різних тем у колекції, можна переглянути ефекти. Щоб вибрати тему, слід клацнути її, а потім зберегти звіт.
Щоб виконати попередній перегляд звіту треба відкрити звіт, вибравши його в області переходів, і на вкладці Файл виконати команду Друк, а потім – Попередній перегляд. Після цього звіт буде відкрито у режимі попереднього перегляду. За допомогою команд на вкладці Попередній перегляд можна виконати наступні дії:
- надрукувати звіт;
- змінити розмір або макет сторінки;
- змінити масштаб або переглянути кілька сторінок;
- оновити дані в звіті;
- експортувати звіт до файлу іншого формату.
Щоб повернутися в робочу область бази даних, на вкладці Попередній перегляд у групі Закрити треба вибрати команду Закрити вікно.
Друк звіту можна виконати не тільки з режиму попереднього перегляду, а й за допомогою команди Друк на вкладці Файл. При цьому можна буде задати додаткові параметри друку, наприклад кількість сторінок і копій, а також указати принтер.
Щоб надіслати звіт на принтер за промовчанням не змінюючи параметри друку, можна скористатися командою Файл => Швидкий друк або клацнути правою кнопкою миші звіт в області переходів і вибрати команду Друк.
Фізкультхвилинка
Робота за комп'ютером
Релаксація
Інструктаж домашнього завдання
Підсумок уроку
Домашнє завдання
.
